1. Skilgreinið tilganginn með könnuninni

Mikilvægt fyrsta skref er að vita nákvæmlega hvað það er sem könnunin á að skila. Í fyrsta lagi gerir það úrvinnslu niðurstaðna mun auðveldari. Í öðru lagi skilar það sér mun frekar til raunverulegs árangurs í ákvörðunartöku og síðast en ekki síst þá er svarandi könnunarinnar mun líklegri til að skilja tilgang hennar sem leiðir til betri svörunar.

2. Einfaldið og vandið málfar

Málfar könnunarinnar á að vera einfalt og skiljanlegt öllum. Erfiðar setningar geta ruglað svarandann í ríminu og leitt til óníakvæmra niðurstaðna. Rétt stafsetning og orðnotkun er einnig mikilvæg til að byggja traust.         

3. Spyrjið um réttar bakgrunnsbreytur

Bakgrunnsbreytur geta gefið könnuðinum rétta mynd af þeim hópi sem hann er að spyrja. Með réttum bakgrunnsbreytum getur hann skoðað ofan í kjölinn hverjir hafa tiltekna skoðun og tekið betri ákvarðanir í kjölfarið.

Hér eru nokkur einföld dæmi um spurningar sem hægt er að spyrja í þessu sambandi

Dæmi um bakgrunnspurningar til einstaklinga:

• Hvers kyns ert þú?
• Hvar býrð þú?
• Hvaða menntun hefur þú?
• Við hvað starfar þú?
• Hver eru þín áhugamál?

Dæmi um bakgrunnsspurningar innan fyrirtækja:

• Í hvaða deild starfar þú?
• Í hvaða geira starfar fyrirtækið?
• Hvað ert þú búin að vinna lengi í þessu fyrirtæki?
• Hvar á landinu er fyrirtækið staðsett?
• Hvað vinna margir hjá fyrirtækinu?

Almenn og góð regla er að spyrja ekki óþarfa spurninga um bakgrunn þar sem slíkt getur alið á tortryggni í garð spyrjandans. Mikilvægt er því að spyrja aðeins um þær breytur sem þjóna beinum tilgangi könnunarinnar.

4. Takmarkið opnar spurningar

Of margar opnar spurningar geta leitt til þess að erfiðara og seinlegra verði að vinna úr niðurstöðunum. Ef nota á opnar spurningar getur verið betra í  sumum tilfellum að búa til spurningar sem krefjast Já / Nei svars en í framhaldi búa til spurningu sem skýrir annað hvort svarið. Þannig að í stað spurninga eins og "hvernig finnst þér þjónusta XXX ehf. Vera? Þá Frekar "Mætir þjónusta XXX ehf þínum væntingum? Já / Nei" og ef svarið er t.d. Nei þá má spyrja annarra spurningar "Hvað finnst þér betur mætti fara í þjónustu XXX ehf.?"

5. Varist hlutdrægni

Spurningakönnun á ekki að vera auglýsing eða verkfæri til að hafa áhrif á svarendur könnunar. Tilgangur þeirra á að vera að endurspegla viðhorf ákveðinna hópa. Því er mikilvægt að spurningar séu eins hlutlausar og unnt er. Dæmi um slæma spurningu í  þessum efnum er: "Viðskiptavinir hafa almennt verið ánægðir með sætaframboð okkar -  ertu sammála því?"

6. Mikilvægi réttra spurningaskala

Til eru margs konar skalar sem hægt er að nota, s.s. 5 eða 7 punkta Likerd skala eða fjölmarga aðra. Val á slíkum skölum á að gera í samræmi við spurningu. Sumar spurningar eru t.d. þess eðlis að fólk hefur almennt litla skoðun á hlutunum en þið þurfið að fá afdráttarlaus skilaboð.  Í þeim tilvikum er hugsanlegra betra að nota 4 punkta skala, þar sem enginn getur valið miðgildið og þarf því að taka afstöðu með eða á móti.  Í annan stað getur það verið rangt val.

7. Þakkið fyrir ykkur

Yfirleitt eru svarendur könnunar að gefa tíma og orku í að hjálpa ykkur að komast nær markmiði ykkar. Þið skuluð því ávallt hafa í huga að þakka fyrir þátttökuna og gefa það upp (helst í byrjun) hver tilgangurinn sé með könnuninni og hvað viðkomandi má búast við að fá út úr því beint eða óbeint að svara viðkomandi könnun.